Pojęciem fiskalizacji określa się przygotowanie i przystąpienie do ewidencjonowania na kasie fiskalnej w trybie fiskalnym oraz zaprzestanie ewidencjonowania w innych trybach (np. Treningowym, wstępnym). Od tego momentu zapisane na kasie informacje będą ewidencjonowane i będą podstawą określenia obrotu podatnika.
Fiskalizacja jest czynnością faktyczną dokonywaną z udziałem serwisanta kasy, po jego wcześniejszym powiadomieniu. Przed dokonaniem fiskalizacji podatnik powinien zgłosić już miejsce i ilość kas do naczelnika urzędu skarbowego celem uzyskania ulgi w VAT. W terminie 7 dni od momentu fiskalizacji zgłoszenia ponadto dokonuje:
- podatnik stosowaniający kasę fiskalną,
- serwisant uczestniczący w procesie fiskalizacji.
Sama czynność fiskalizacji to jednokrotna i unikalna czynność zaczynająca pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy, zakończoną wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.
w przypadku kas z elektronicznym zapisem danych jeżeli jest to możliwe do przeprowadzenia, wykonanie pierwszego raportu fiskalnego dobowego związanego z fiskalizacją kasy rozpoczyna zapisy na informatycznym nośniku informacji.
Zatem przed przeprowadzeniem powyższych czynności serwisant musi dokonać zaprogramowania kasy w sposób, żeby mogła być użytkowana prawidłowo. Po dokonaniu fiskalizacji nastąpić musi zgłoszenie kasy w celu nadania jej numeru ewidencyjnego, który podatnik jest obowiązany nanieść na obudowę urządzenia w miejscu widocznym dla klienta. Informację o nadanym numerze ewidencyjnym podatnik uzyskuje w formie pisemnej bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca od dnia złożenia druku zawiadomienia.
Serwisant obecny przy fiskalizacji będzie następnie serwisantem obsługującym podatnika. Podatnik korzysta bowiem jedynie z serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego kas, za który odpowiedzialny jest marka krajowy albo importer, lub ewentualnie z serwisu prowadzonego przez inne jednostki, ale wyłącznie w przypadku, gdy prowadzący ten serwis ma autoryzację producenta krajowego lub importera.